A origem do problema está no estabelecimento de prazos limites, o que antes da definição e mapeamento de processos não acontecia.
A partir da definição de todos os processos de cada área específica da empresa, toda a gestão de informação da empresa se torna facilitada, tanto para quem organiza, como para quem executa.
A partir disso, prazos limites foram concedidos para a realização de cada processo, lembrando que, alguns processos dependem de outras áreas da empresa para serem concluídos. Levando em consideração que houve um aumento no tempo de resposta e conclusão de cada uma das funções, significa objetivamente que sem a definição de tempo, a empresa conseguia um workflow (fluxo de trabalho) mais eficiente, mesmo sem uma gestão elaborada.
Dessa forma, para sanar esse problema, e ainda assim continuar com um controle estável das mais diversas áreas da empresa, é necessário que o tempo e prazo limite para que as atividades sejam entregues seja diminuído ao mínimo, realizando uma média simples do tempo no qual todas as atividades uma por uma eram realizadas antes do estabelecimento do prazo limite. A partir dessa média, um prazo limite que não prejudicará a empresa pode ser estabelecido.
Resposta:
O problema teve origem na abordagem isolada com que o mapeamento dos processos foi tratado. Ao limitar o desempenho de atividades internas a uma área, a iniciativa não abordou a empresa como um sistema integrado. Esse desenho de processos é conhecido como e, apesar de apresentar várias vantagens para empresas com um baixo nível de maturidade e organização, ainda é limitado.
Uma alternativa é a abordagem de gestão por processos, que busca compreender a empresa como um todo, valendo-se dessa visão sistêmica para desenhar processos mais aderentes à realidade e que deem velocidade e controle para a empresa, contribuindo para a melhora nos níveis de serviço ao cliente e nos resultados.
